流程管理技能之三:如何实施工作流程说明书

时间:2019-11-18 04:20 作者:

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上一课,我们学习了如何集体编写工作流程说明书。汇集了大家的智慧、时间和精力,编写出来的工作流程说明书要赶快用起来,那怎样成功地在部门里推进工作流程说明书的实施呢?

流程管理技能之三:如何实施工作流程说明书

一、工作流程说明书的编写与实施环节

从编写到实施,整个过程由五个环节组成:

1. 重新审视每项工作的本质

2. 编写工作流程说明书

3. 在工作中使用工作流程说明书

4. 收集员工和客户的意见

5. 持续更新工作流程说明书

工作流程说明书的编写和实施的过程,同我们体内的“血液流通”非常相似。第一和第二个环节,即部门全体员工审视每一项工作,根据讨论结果编写工作流程说明书,这就像是造出了一颗部门的心脏。当进入工作流程说明书的实施循环后,就好像是让血液流动起来。第三个环节,按照流程说明书上的标准进行工作,这就好比是血液从心脏顺着动脉向外流出。第四个环节,在工作流程说明书的使用过程中,不断发现问题,对这些问题进行积极地改善,采用更合理的工作方法,这和血液携带着二氧化碳、代谢废物,从静脉流回心脏非常相似。最后的第五个环节,用新的工作方法替代工作流程说明书中原来的标准,就如同流回心脏的血液,经过转化,变成了新鲜的血液。这样,一个循环在这里结束,另一个循环又在这里开始。这个新的循环就是参考更新后的工作流程说明书,用新的办法工作,正如同新鲜的血液再次从心脏流出那样。当你想象着每时每刻在你体内流淌着的血液,你也就掌握了从编写到实施的诀窍了!

二、工作流程说明书实施秘籍

无印良品在开始实施工作流程说明书的整个历程中,碰到过各种艰难险阻,所以积累了非常丰富的经验。现在,这份秘籍交到了我们的手上,相信我们一定能好好领会,顺利通关。

1. 彻底贯彻才是王道!

将工作流程说明书贯彻执行到底的三个要点。

首先,是改变行动,而不是改变思维方式。你要改变员工的具体行为,通过改变做事的方法,让员工始终用标准的方式工作,这样就能达到提高工作效率的结果了。当然要改变工作方式,最好的办法就是让员工自己编写和使用工作流程说明书。

其次,想要彻底贯彻就要由领导者自己先做起来。通过你自己的行动推动部门的骨干跟随,再由这些骨干推广到部门的所有人,这样慢慢渗透下去,就能达到全面展开的效果。

最后,推进工作流程说明书的实施需要一个过程。从一件小事情开始作为切入口是一个理想的方法。通过集体讨论,确定了从一件每个人都要做的小事情——考勤打卡——作为切入点,开始在整个部门里推进工作流程说明书的实施。

2. 团结一切反对者!

人的天性都是抗拒改变的!现状让我们感到安全,而改变现状就意味着打破我们的安全感。推动工作流程说明书的实施就是改变现状,就一定会有人反对。部门中会有人直接反对或消极抵抗,你要做好充分准备,想好对策。你能够深思熟虑,就能够保证争取到最大多数人的支持,达到最终效果。

如果想要渗透反对势力,你可以借鉴的方法有:故意让反对的人去负责编写和推进、使用工作流程说明书;把工作流程说明书作为新员工的培训手册,从新员工入职的第一天就进行渗透;对所有员工定期进行工作流程说明书的培训和考试。

要有勇气和魄力强制推行下去!作为部门经理的我们,就必须采取强制性的行动,坚决执行下去。只要在执行的过程中证明这个机制是有效的,就一定能得到最大多数的支持。

三、无印良品特色:“工作流程说明书”加“时限公告法”

无印良品有一句口号:没有设定时限的工作不能称之为工作。现实中,即使设定了完成的时限,员工就算事情并不多,可能也不会按时完成。这样的情况怎么解决呢?看看无印良品是怎么做到的吧!

“时限公告”法。 “时限公告”一般是一块大的白板,放在部门经理办公桌附近,每次同下属讨论并分配工作的时候,把工作负责人、工作内容、完成时限等写到白板上。到了规定时间,检查一下。如果完成了你可以标记○,如果没有完成那就标记×。有了这块“时限公告”,部门正在进行的工作就一目了然了。这就是提高工作效率的诀窍之一——“可视化”。又因为部门所有的人都可以看到这块公告板,这样每个人对自己负责的那部分工作自然就有了紧张感。把这个方法和工作流程说明书的实施结合起来用,也许会有意想不到的效果,你不妨试一试。

流程管理技能之三:如何实施工作流程说明书

这一课是整个系列课程的最后一课。祝贺你完成了全部课程。通过整个系列课程,你了解了工作流程说明书的六大功能,也了解了编写和实施工作流程说明书的所有技能。

流程管理技能之三:如何实施工作流程说明书

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